3.2 Personelle Voraussetzungen

Regelmäßige Teamtreffen machen Spaß und sind ausgesprochen förderlich

Um hybride Kommunikationsstrukturen erfolgreich zu implementieren müssen bestimmte personelle Voraussetzungen gegeben sein. Die Aufgabenbereiche variieren und sind vielschichtig, sodass strukturiertes Teamwork hier nötig und wichtig ist.

Für die Verwaltung und Pflege des HumHub vom AWO Kreisverband Bielefeld e.V. ist das Administrator*innenteam, auch Digitalisierungsteam genannt, zuständig. Es besteht (Stand Mai 2022) aus sechs Personen, die sich folgenden Aufgabengebieten widmen:

• Administration und Pflege des Workspace und der Nutzer*innenverwaltung

• technischer Support

• Rekrutierung und Begleitung von Ehrenamtlichen

• Öffentlichkeitsarbeit durch die Verknüpfung des Workspace mit den externen sozialen Medien inklusive Maßnahmen des Community Buildings

Wir empfehlen, dass eine Person die Koordinationsfunktion innehat, während mehrere Personen die übrigen Aufgabengebiete abdecken. Das ist insofern sinnvoll, dass sich so verschiedene Nutzer*innen an verschiedene Teammitglieder andocken können. Es bedeutet, dass sich durch die verschiedenen Zuständigkeitsbereiche, die sich an den Interessen, Kompetenzen und Stärken der einzelnen Teammitglieder orientieren, Ansprechpartner*innen für die Nutzer*innen für die jeweiligen Themen- und Aufgabengebiete ergeben.

Der/die Koordinator*in stellt die Schnittstelle zwischen den internen Leitungsstrukturen und den Nutzer*innen dar. Er oder sie leitet das Administrator*innenteam an, hat somit Weisungsbefugnis und behält die Übersicht über die einzelnen Planungsschritte, die zur Zielerreichung entscheidend sind. Hierfür solltest du insgesamt ca. drei bis fünf Wochenstunden einplanen. Achtung: Besonders zu Beginn fällt mehr Planungsaufwand an!

Im weiteren Verlauf konzentriert sich der Aufgabenbereich vor allem auf die Erreichung einzelner Meilensteine und die dazu nötigen Einzelschritte. Um Aufgaben und Funktionen innerhalb des Teams zu verteilen und zuzuweisen ist eine Weisungsbefugnis daher von Bedeutung – nicht zuletzt auch um dem Team eine Struktur zu verleihen, an der sich die einzelnen Mitglieder orientieren können.

Die Kernkompetenzen der koordinierenden Person sollten neben Koordinierungsfähigkeiten in der Kommunikationsstärke liegen, um Netzwerke aufzubauen und zu pflegen sowie in der damit zusammenhängenden Kenntnis über lokale Gegebenheiten und digitalen Kompetenzen.

Die anderen Teammitglieder übernehmen die inhaltliche Bearbeitung der einzelnen Teilbereiche, welche dann zur Erfüllung des gesamten Zielvorhabens beitragen. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten werden von der koordinierenden Stelle zugewiesen.

Regelmäßige, z.B. vierzehntägige, eineinhalbstündige Teamtreffen, helfen dabei, die Struktur im Team aufrechtzuerhalten, Fragen und Sachverhalte zu klären und die nächsten Schritte zu planen und zu besprechen. Diese Treffen sind für die Kommunikation und die Zusammenarbeit innerhalb unseres Teams ausgesprochen förderlich.

Die Teamgröße variiert mit der Organisationsgröße und den jeweiligen Projektzielen. Der AWO Kreisverband Bielefeld e.V. hat derzeit etwa 800 Angestellte und das Administrationsteam umfasst sechs Personen, welche sich jeweils mit der Pflege des AWO Projekt Workspace, dem technischen Support, der Öffentlichkeitsarbeit und dem Community Building sowie der Einbindung des Ehrenamtes auseinandersetzen. Diese Gruppengröße hat sich für uns als genau richtig erwiesen, kann aber je nach Organisation und Vorhaben anders ausfallen.

Die Rekrutierung und Begleitung ehrenamtlicher Digitallots*innen, die sich in den verschiedenen Stadt-Quartieren engagieren sowie die Pflege des Workspace und der Nutzer*innen sollte dabei von zwei Personen umgesetzt werden.

Auf die Rekrutierung und Begleitung der Ehrenamtlichen und Implementation der Angebote sollten jeweils zehn bis fünfzehn Wochenstunden entfallen, um Konzeption, Umsetzung und Abwicklung von Veranstaltungen sowie den Kontakt und die Rekrutierung von freiwillig Engagierten planen und umsetzen zu können. Die verantwortliche Person sollte aufgrund des kommunikativen Aufgabenbereichs neben digitalen Kompetenzen und Kommunikationsfähigkeiten auch über ein freundliches und offenes Wesen verfügen.

Die Pflege und Administration des AWO Projekt Workspace, die Nutzer*innenverwaltung sowie der technische Support der haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter*innen sollte ebenfalls von mindestens einer Person betrieben werden. Für diese Aufgabe sollten etwa 20 Wochenstunden eingeplant werden, um einen bestmöglichen technischen Ablauf sicherzustellen sowie einen ausreichenden zeitlich Rahmen für die Beratung und Unterstützung der Mitarbeiter*innen bei Fragen zum AWO Projekt Workspace oder zur Bedienung der Kommunikations-Kits bereit zu stellen. Ausschlaggebend sind hier besonders digitale Kompetenzen sowie ein freundliches Auftreten im Umgang mit Anfragen.

Die Öffentlichkeitsarbeit sollte nach Möglichkeit von mindestens zwei Personen begleitet werden, da es sich dabei um einen vielschichtigen und schnelllebigen Bereich handelt, der vor allem Kreativität und Reaktionsvermögen erfordert. Zwei oder mehr Personen können eher auf Kommentare oder Neuigkeiten reagieren, sich im kreativen Diskurs austauschen und sich bei Ausfällen gegenseitig vertreten. Die verantwortlichen Personen sollten über digitale Kompetenzen, vor allem im Umgang mit dem AWO Projekt Workspace sowie den externen sozialen Medien besitzen und über Kommunikationsfähigkeiten sowie Kreativität verfügen, um Kooperationen und Netzwerkarbeit zu verfolgen und ansprechende Beiträge (mit) zu gestalten und aufzubereiten. Hierfür ist mit einem Zeitaufwand von ca. 10 Wochenstunden zu rechnen.

Alle Teammitglieder sollten zur Fortbildung bereit sein, da der digitale Bereich schnelllebig ist und sich dementsprechend oft verändert. Wichtig ist es hier außerdem, diese vorher im Team festgelegten Verantwortlichkeiten nach außen zu kommunizieren, damit die Nutzer*innen wissen, wen sie bei welchem Problem oder Anliegen kontaktieren können. Unser Team ist vor allem interdisziplinär aufgestellt, was unserer Meinung auch unsere größte Stärke ist, um viele verschiedene Bereiche fachlich und kreativ abzudecken. Wir empfehlen dir daher, dein Team möglichst vielfältig zu gestalten.

Durch das Administrator*innenteam können die hauptamtlichen Personen in den jeweiligen Einrichtungen durch Schulungen auf die Nutzung des HumHub vorbereitet und mit einzelnen Funktionen vertraut gemacht werden. Nach dem Anlegen eines eigenen Einrichtungs- oder Quartiers-Spaces können die Mitarbeiter*innen diesen selbstständig bespielen. Die Einrichtungs-Spaces dienen dabei als eigene Micro-Website, die niedrigschwellig und unkompliziert von den Verantwortlichen vor Ort mit Inhalt gefüllt und gepflegt werden kann.

Bei Fragen und Anliegen können sich Mitarbeitende natürlich auch weiterhin an die Administrator*innen des Workspace wenden.

Ein bedeutender Faktor sind ehrenamtliche Digitallots*innen. Das können Personen jeden Alters sein, die sich innerhalb ihrer jeweiligen Quartiere freiwillig engagieren, um Menschen in ihrem Umfeld bei der Nutzung des HumHub sowie dem Internet als solches und den dazu nötigen Endgeräten zu unterstützen. Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn Freiwilligengruppen, ihre Projekte und Ideen im HumHub einbringen und vorstellen. Auf diese Weise wird das Angebot belebt und aktiv genutzt. Häufig werben Gruppenmitglieder neue Mitglieder an und das HumHub wächst stetig weiter.